Inilah Cara Pengaturan Label Undangan Memakai Mail Merge yang Ada di Ms Word

Diposting pada

Ketika Anda ingin mengadakan suatu acara, maka salah satu hal yang wajib untuk dipertimbangkan adalah tentang masalah undangan. Dalam menuliskan undangan pun tidak bisa dilakukan dengan sembarangan karena harus berdasarkan acara yang akan diadakan. Selain itu, penulisan nama undangan yang akan dituju juga baiknya benar-benar dipersiapkan. Anda bisa menggunakan label undangan sebagai solusinya.

Label undangan biasa dikenal dengan stiker undangan. Biasanya label untuk undangan ini digunakan dalam penulisan nama orang yang akan dituju undangan tersebut. Umumnya penggunaan label untuk undangan dipakai di undangan pernikahan, khitanan, syukuran dan masih banyak lagi. Banyak juga acara kantor yang tingkatnya cukup besar pun menggunakan label untuk undangan.

Sebetulnya label undangan ini bisa langsung ditulis secara manual saja sehingga lebih simpel. Anda tingga menempelkan label untuk undangan dan kemudian dituliskan nama yang dituju. Namun, jika ingin terlihat menghormati dan formal, maka bisa juga menggunakan label untuk undangan dengan bentuk cetakan. Biasanya pencetakannya adalah menggunakan printer. Untuk satu lembar label untuk undangan biasanya terdiri dari 12 pcs dimana dalam satu pak ada 7 lembar sehingga totalnya adalah 84 pcs. Anda bisa menyesuaikan jumlahnya sesuai dengan berapa orang yang akan diundang di acara tersebut.

Jika Anda ingin menggunakan label undangan tapi tidak mau susah mencetak dan mengaturnya sendiri, maka sebetulnya Anda bisa menyerahkan urusan ini pada jasa ketik cetak di kawasan Anda. Meski demikian sebetulnya untuk membuat label untuk undangan ini sangat mudah saja karena semuanya bisa dilakukan lewat pengaturan pada Ms Word.

Cara Pengaturan Label Undangan Memakai Mail Merge

Label undangan saat ini sudah sangat umum dipergunakan untuk menuliskan nama tamu yang akan diundang ke suatu acara. Dengan adanya label untuk undangan, maka undangan pun akan bisa terlihat lebih rapi, resmi dan tentunya sangat menghormati sang tamu undangan tersebut. Meski demikian, sampai saat ini ternyata masih banyak yang bingung ketika akan membuat label untuk undangan sendiri.

Sebetulnya Anda bisa membuat label undangan ini melalui program Microsoft Word atau lebih akrab dengan Ms Word. Tapi sebelum itu Anda juga harus memastikan jika Anda memiliki mesin cetak atau printernya. Anda bisa menggunakan mesin cetak apa saja mulai dari Canon, Epson dan masih banyak lagi. Anda pun bisa numpang cetak di jasa fotokopi atau saudara jika memang tidak memiliki mesin cetak. Selain itu sediakan juga label yang cukup untuk semua kebutuhan nama pada undangan tersebut.

Apabila Anda mengetik label undangan secara manual pada Ms Word ataupun Ms Excel dan baru dilanjut ke pencetakan, maka sudah pasti ini akan menyulitkan karena harus dilakukan berulang-ulang. Selain melelahkan, tentunya juga butuh banyak waktu jika Anda melakukan semuanya dengan cara manual. Itulah mengapa Anda lebih disarankan untuk menggunakan Mail Merge dalam hal ini. Dengan Mail Merge, maka segalanya akan lebih mudah dalam urusan label pada undangan.

Tapi ada baiknya jika Anda tahu terlebih dulu cara kerja dari Mail Merge yang ada pada Ms Word. Berikut ini cara setting label undangan yang harus Anda ketahui:

  • Buka Ms Word dan pilih menu Mailings yang ada di bagian atas.
  • Klik pada Star Mail Merge. Masuk ke menu Step by Step Mail Merge.
  • Lanjut klik Next: Starting Document pada bagian samping kanan bawah.
  • Contenglah Use The Current Document pada kanana atas.
  • Klik selanjutnya Select Recipients dan contenglah di Type A New List.
  • Klik Create. Jika semuanya sudah dilakukan, maka Anda tinggal pilih New Entry lalu isi data.
  • Pilih OK dan simpan semua datanya.

Anda juga perlu menuliskan semua data yang dibutuhkan untuk label undangan pada Ms Excel. Jika semua database telah dibuat, maka kini Anda tinggal mengkopi daftar nama yang sudah ada di Ms Excel menuju Ms Access. Pastikan jika semua nama yang ada di MS Excel sudah benar. Ada baiknya Anda membuat kolom 1 hingga kolom 12 sehingga pas dengan bentuk label. Jika sudah tambahkan terus ke bawah sampai selesai semua nama yang dituju.

Di pembuatan Mail Merge label undangan yang ada di Ms Word sebelumnya, tentu Anda sudah membuat daftar nama dari kolom 1 sampai 12. Kopi dulu daftar nama di Ms Excel lalu paste pada MS Access. Jika ada kendala, maka Anda bisa blok kolom lebih dulu. Apabila daftar namanya sudah masuk pada Ms Access semuanya, maka langkah lanjutannya adalah dengan mengatur tampilannya pada Ms Word.

Untuk bisa memakai fasilitas yang ada di Mail Merge pada Ms Word, maka Anda pun harus tahu dan paham cara menjalankan Mail Merge itu. Mail Merge ini fungsinya adalah agar dalam satu kali klik, maka Anda bisa mencetak nama sampai ribuan. Dengan demikian maka ini akan sangat memudahkan dalam banyak pekerjaan dan banyak hal misalnya dalam hal label undangan ini.

Mungkin jika Anda hanya membacanya, maka akan sulit untuk membayangkan seperti apa cara pembuatan label undangan. Untuk itu ada baiknya Anda langsung mempraktikkannya. Dengan demikian setiap tahapan tidak ada yang tertinggal. Jangan lupa untuk pengaturan peletakannya juga wajib disesuaikan agar nantinya ketika mencetak, maka posisi penulisannya pas ada di tengah. Selamat mencoba.